kontrolapodatkowa.pl

Twój przyjaciel w sporze z fiskusem

Obowiązek sporządzania dokumentacji podatkowej – Minister Finansów wyjaśnia.

Interpretacja ogólna Ministra Finansów z dnia 28 marca 2018 r., nr DCT.8201.6.2018 dotyczy ustalenia obowiązku sporządzania dokumentacji podatkowej, wynikającego z art. 25a ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 9a ust. 1 ustawy o CIT, a także obowiązku przeglądów i aktualizacji dokumentacji podatkowej, wynikającego z art. 25a ust. 2g ustawy o PIT oraz art. 9a ust. 2g ustawy o CIT, w szczególności w odniesieniu do transakcji finansowych (np. pożyczki, kredytu, emisji obligacji, gwarancji, poręczenia).

Podmioty zobowiązane do sporządzania dokumentacji.

Zgodnie z art. 25a ust. 1 ustawy p PIT oraz art. 9a ust. 1 ustawy o CIT, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2017 r., do sporządzenia dokumentacji podatkowej są obowiązani m.in. podatnicy, których przychody lub koszty, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalone na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych przekroczyły w roku poprzedzającym rok podatkowy równowartość 2 000 000 euro:

• Dokonujący w roku podatkowym transakcji z podmiotami powiązanymi w rozumieniu art. 25 ust. 1 i 4 ustawy o PIT oraz art. 11 ust. 1 i 4 ustawy o CIT, mających istotny wpływ na wysokość ich dochodu (straty), lub
• Ujmujący w roku podatkowym w księgach rachunkowych inne zdarzenia, których warunki zostały ustalone (lub narzucone) z podmiotami powiązanymi w rozumieniu art. 25 ust. 1 i 4 ustawy o PIT oraz art. 11 ust. 1 i 4 ustawy o CIT, mające istotny wpływ na wysokość ich dochodu (straty).

Obowiązek przeglądu i aktualizacji dokumentacji podatkowej

Zgodnie z art. 25a ust. 2g ustawy o PIT oraz art. 9a ust. 2g ustawy o CIT „dokumentacja podatkowa dotycząca kontynuowanych w kolejnym roku podatkowym transakcji lub innych zdarzeń, o których mowa w ust. 1 pkt 1, podlega okresowemu przeglądowi i aktualizacji, nie rzadziej niż raz na rok podatkowy, przed dniem upływu terminu określonego dla złożenia zeznania podatkowego za kolejne lata, w zakresie zawartych w niej informacji, z zastrzeżeniem ust. 2h”.

Najczęściej, na co wskazuje się w interpretacji ogólnej, transakcjami kontynuowanymi w kolejnych latach podatkowych są transakcje finansowe (np. pożyczki, kredyty, emisja obligacji, gwarancje, poręczenia). W takim przypadku Minister Finansów przypomniał, że dokumentacja podatkowa sporządzona dla takich transakcji w roku podatkowym ich rozpoczęcia, powinna podlegać okresowemu przeglądowi i aktualizacji, nie rzadziej niż raz na rok podatkowy.

Kiedy w praktyce dochodzi do obowiązku przeglądu i aktualizacji? Będzie to miało miejsce w przypadku gdy w trakcie realizacji transakcji dojdzie np. do przedłużenia terminu spłaty kapitału lub odsetek, lub udzielenia kolejnej transzy pożyczki lub kredytu, lub zmiany wysokości oprocentowania, lub zmiany jakichkolwiek innych istotnych parametrów transakcji lub informacji wymienionych w art. 25a ust. 2b-2d ustawy o PIT lub art. 9a ust. 2b-2d ustawy o CIT. W takim stanie rzeczy podatnik jest obowiązany do uwzględnienia informacji o tych zmianach w zaktualizowanej dokumentacji podatkowej.

W przypadku, gdy transakcja jest kontynuowana lecz nie występują w danym roku żadne jej zmiany – wówczas najczęściej dokumentacja nie podlega zmianom.

Co zawiera dokumentacja podatkowa w zakresie danych finansowych

Minister Finansów odwołując się do § 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 września 2017 r. w sprawie informacji zawartych w dokumentacji podatkowej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wskazał, iż dokumentacja podatkowa w zakresie danych finansowych transakcji lub innych zdarzeń zawiera:

• wartości transakcji lub innych zdarzeń w danym roku podatkowym, wynikających z wystawionych lub otrzymanych faktur, a jeżeli faktury nie są wystawiane lub otrzymywane – z umów lub innych dokumentów,
• otrzymanych lub przekazanych płatności związanych z tymi transakcjami lub zdarzeniami.

Mając to na uwadze należy zauważyć, iż obowiązek aktualizacji dokumentacji podatkowej wynikający z art. 25a ust. 2g ustawy o PIT oraz art. 9a ust. 2g ustawy o CIT dotyczy całego okresu realizacji np. umowy pożyczki, umowy kredytu, umowy poręczenia lub innej umowy.

W praktyce, zwłaszcza w przypadku umów pożyczek, kredytów czy poręczeń, podatnik będzie zobowiązany przygotować dokumentację za rok zawarcia transakcji oraz w roku jej zakończenie. Pomiędzy zaś tymi latami – tylko wówczas gdy doszło do zmiany warunków jej wykonania.

Cel okresowych przeglądów i aktualizacji dokumentacji podatkowej

Jak wynika z zapatrywań Ministra Finansów celem okresowych przeglądów i aktualizacji dokumentacji podatkowej jest to, aby dokumentacja podatkowa odzwierciedlała rzeczywisty przebieg transakcji lub innych zdarzeń wraz ze wszystkimi istotnymi zmianami, które miały miejsce w trakcie ich realizacji. Zatem aktualizowana co najmniej raz na rok podatkowy dokumentacja podatkowa powinna zawierać aktualne informacje wymienione w art. 25a ust. 2b-2d ustawy o PIT lub art. 9a ust. 2b-2d ustawy o CIT wraz ze wszystkimi zaistniałymi istotnymi zmianami od momentu jej sporządzenia po raz pierwszy lub od momentu jej ostatniej aktualizacji jeśli taka miała miejsce, do momentu najnowszej aktualizacji.

Minister Finansów słusznie przy tym zauważył, iż zmiana istotnych parametrów transakcji w trakcie jej realizacji nie oznacza dokonania nowej transakcji, a zatem podatnik nie jest obowiązany do sporządzenia od podstaw nowej dokumentacji podatkowej. Jest natomiast obowiązany w takim przypadku dokonać okresowej aktualizacji sporządzonej wcześniej dokumentacji podatkowej w tym zakresie.

Transakcje rozpoczęte i niezakończone przez 1 stycznia 2017 r.

Minister Finansów w wydanej przez siebie interpretacji ogólnej wskazał również, że zaprezentowane przez niego zasady przeprowadzania okresowych przeglądów i aktualizacji dokumentacji podatkowych odnoszą się także do transakcji lub innych zdarzeń rozpoczętych i niezakończonych przed dniem 1 stycznia 2017 r. (tj. przed wejściem w życie ww. przepisów), w zakresie tej części transakcji lub innych zdarzeń, które są kontynuowane w roku podatkowym rozpoczynającym się po dniu 31 grudnia 2016 r.

Fakt ten oznacza, że po wejściu w życie ww. przepisów, podatnicy są obowiązani do sporządzenia dokumentacji podatkowych według nowych reguł zarówno w stosunku do wszystkich nowych transakcji lub innych zdarzeń jak i transakcji lub innych zdarzeń kontynuowanych w roku podatkowym rozpoczynającym się po 31 grudnia 2016 r., a rozpoczętych przed dniem 1 stycznia 2017 r.