W 2026 roku czeka nas rewolucja w sposobie dokumentowania sprzedaży. W życie wejdzie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który stanie się podstawowym narzędziem wystawiania i przesyłania faktur. Choć o KSeF pisaliśmy już wielokrotnie, ostatnie zmiany legislacyjne i komunikaty Ministerstwa Finansów rzucają nowe światło na zakres obowiązków oraz dają więcej szczegółów przydatnych do jego wdrożenia.
Obowiązek w dwóch etapach: więcej czasu na przygotowania
Zgodnie z najnowszym projektem ustawy, obowiązkowe e-fakturowanie zostanie wprowadzone etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie firmy, które w 2024 roku osiągną przychody przekraczające 200 mln zł;
- od 1 kwietnia 2026 r. – KSeF stanie się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców.
Dodatkowo, mikroprzedsiębiorcy (czyli firmy o miesięcznym obrocie do 10 tys. zł) będą mogli korzystać z tzw. okresu przejściowego – przez cały 2026 rok będą mieli możliwość, ale nie obowiązek, przesyłania faktur do KSeF.
Tryb offline i brak kar – ułatwienia dla firm
Przepisy przewidują również tryb awaryjny (offline24), który pozwala na wystawienie faktury w sytuacji braku dostępu do Internetu, z obowiązkiem przesłania jej do KSeF w ciągu 24 godzin.
Co istotne, aż do końca 2026 roku przewidziano okres bezsankcyjny – nie będą nakładane kary za błędy w zakresie technicznej obsługi KSeF. To dobra wiadomość, zwłaszcza dla mniejszych firm, które dopiero budują swoje procedury.
Uwaga na datę wystawienia faktury
Jedna z mniej oczywistych, ale bardzo istotnych zmian dotyczy daty wystawienia faktury. Do tej pory za datę tę uznawano moment przesłania dokumentu do KSeF. Po wejściu nowych przepisów będzie się liczyć data, którą przedsiębiorca sam wskaże w treści faktury – czyli ta wpisana do systemu, niezależnie od tego, kiedy faktura faktycznie trafi do KSeF.
W praktyce oznacza to, że trzeba będzie wyjątkowo uważnie kontrolować, czy data w systemie księgowym odpowiada rzeczywistej chwili wystawienia faktury, bo będzie to miało wpływ na rozliczenia VAT i inne terminy. To niewielka zmiana techniczna, która może prowadzić do dużych nieporozumień – dlatego warto już teraz uwzględnić ją w wewnętrznych procedurach.
Zwrot VAT szybciej – zachęta do korzystania z e-faktur
Nowelizacja ustawy przewiduje także zachętę finansową: skrócenie terminu podstawowego zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Ten przywilej będzie przysługiwał podatnikom stosującym KSeF, którzy spełnią dodatkowe warunki formalne.
Dla firm o dużych kosztach operacyjnych i rozbudowanym obrocie gotówkowym, może to oznaczać realną poprawę płynności finansowej. Warto już teraz przemyśleć strategię rozliczeń VAT i zastanowić się, czy wcześniejsze dobrowolne wdrożenie KSeF nie przyniesie wymiernych korzyści.