kontrolapodatkowa.pl

Twój przyjaciel w sporze z fiskusem

Wprowadzenie obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF zapowiada przełomowe zmiany w polskiej księgowości. Nowe przepisy zaczną obowiązywać w przyszłym roku, jednak już teraz przedsiębiorcy powinni przygotować się na nadchodzącą ewolucję sposobu rozliczania, dostosowując swoje systemy i procesy księgowe do nowych wymogów.

KSeF – co warto wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to dedykowana platforma umożliwiająca wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. W praktyce oznacza to rezygnację z tradycyjnych formatów, takich jak PDF czy wersje papierowe, na rzecz ustrukturyzowanego formatu XML, który będzie przesyłany bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. Faktury te będą automatycznie przetwarzane i archiwizowane przez Ministerstwo, co wymaga od przedsiębiorców dostosowania swojego oprogramowania do nowego standardu.

Podstawą prawną wprowadzenia KSeF jest ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która określa ogólne ramy funkcjonowania systemu. Czerwcowa nowelizacja przedmiotowej ustawy przesunęła termin obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF z 01 lipca 2024 roku na 1 lutego 2026 roku.

Harmonogram wdrożenia KSeF

Według najnowszych ustaleń korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. kwotę 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,
• oraz od 1 października 2026 r. dla mikroprzedsiębiorców, którzy będą mieli okres przejściowy trwający od kwietnia do września 2026 r.

W praktyce oznacza to, że po wskazanych terminach wszystkie faktury będą musiały być wystawiane za pośrednictwem systemu, a przedsiębiorcy będą zobowiązani dostosować swoje procesy do nowych regulacji.

Dlaczego warto przygotować się wcześniej?

Choć obowiązkowe korzystanie z KSeF zostało przesunięte na 2026 rok, warto rozpocząć przygotowania z wyprzedzeniem. Wdrożenie systemu umożliwiającego wystawianie faktur w nowym formacie wymaga kompleksowego podejścia, zarówno pod kątem technologicznym, merytorycznym, a także procesowym. Przedsiębiorcy, którzy zaczną przygotowania odpowiednio wcześniej, mogą znacznie zracjonalizować wpływ nadchodzących zmian na funkcjonowanie swojej działalności.

Pierwszym krokiem w przygotowaniach do wdrożenia KSeF jest inwestycja w oprogramowanie, które będzie w pełni kompatybilne z wymogami systemu e-Faktur. Odpowiednie narzędzia pozwolą na sprawne generowanie i przesyłanie faktur w ustrukturyzowanym formacie XML.

Warto jednak podkreślić, że samo wdrożenie nowego systemu wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi technologicznych, ale wymusza również przeszkolenie zespołu odpowiedzialnego za księgowość oraz opracowanie nowych procedur dotyczących obiegu dokumentów, takich jak ich zatwierdzanie, archiwizacja czy kontrola zgodności z ustawowymi wymogami. Stąd istotne jest, aby nie odkładać działań na ostatnią chwilę.

Podsumowując, wprowadzenie KSeF, choć wiąże się z koniecznością wdrożenia nowych narzędzi i dostosowania procedur księgowych, może znacząco przyspieszyć proces cyfryzacji oraz usprawnić kontrolę nad finansami w przedsiębiorstwie. Niewystarczająco staranne przygotowanie się do tej ewolucji może jednak wydatnie utrudnić lub uniemożliwić prowadzenie działalności. Przemyślane wdrożenie KSeF może przynieść liczne korzyści, takie jak skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie dokumentów, ograniczenie liczby pomyłek oraz szansa na optymalizację i usprawnienie istniejących procesów.